Najczęstszym błędem, jaki popełniają beneficjenci realizujący projekty unijne, to w przypadku Jednostek Samorządu Terytorialnego – nie stosowanie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, a w przypadku pozostałych podmiotów – nie stosowanie zasady konkurencyjności.
W szczególności dotyczy to nie przestrzegania Prawa Zamówień Publicznych w kontekście zachowania zasady konkurencyjności, pisemności postępowania, równego traktowania wykonawców. Projektodawcy dokonują podziału zamówienia na części w celu ominięcia stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dość często występują nieprawidłowości związane z brakiem zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej, w Dzienniku Urzędowym UE, w Biuletynie Zamówień Publicznych, w prasie itp. Przy wyborze oferty naruszane bywają również przepisy ustawy poprzez niepoprawne wyliczenie wagi poszczególnych kryteriów, co skutkuje wybraniem wykonawcy, który złożył mniej korzystną ofertę. Niektórzy projektodawcy wprowadzają do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia niedozwolone zmiany mające wpływ na ograniczenie konkurencji.
Następną w kolejności występowania nieprawidłowością są niewłaściwe warunki zatrudnienia personelu projektu. Dotyczy to szczególnie zatrudniania nauczycieli w projektach realizowanych w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przepisy wynikające z Karty Nauczyciela w sposób znaczący utrudniają wprost ich zatrudnianie przy realizacji projektów, stąd często pojawiają się wydatki niekwalifikowalne.
Beneficjenci powinni również zwrócić uwagę czy nie istnieją rozbieżności pomiędzy informacjami w dokumentach finansowych i danymi finansowymi umieszczanymi we wnioskach o płatność, a odnośnymi informacjami naniesionymi na oryginalnych dokumentach finansowych. Częstą konsekwencją niedokładnego stosowania się projektodawców do wytycznych w zakresie informacji i promocji projektu jest brak lub niepełne opisy dokumentów księgowych. Beneficjenci muszą też pamiętać o uzyskaniu potwierdzenia uczestników o otrzymaniu niektórych form wsparcia, np. cateringu, materiałów szkoleniowych, dotyczących właściwego przeprowadzania zajęć, szkoleń organizowanych w ramach projektów, oraz nieosiągania wskaźników dotyczących rezultatów twardych.
Brak metodologii wyliczania kosztów pośrednich oraz zawyżanie wydatków dotyczących zakupu sprzętu, to także częste nieprawidłowości, z którymi spotykamy się w projektach. Ponadto, dość często obserwujemy uchybienia dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także brak polityki bezpieczeństwa i brak instrukcji zarządzania systemem informatycznym.
Skąd czerpać wiedzę
Aby uniknąć błędów beneficjenci powinni się dokształcać. Szkolenia organizuje m.in. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). Można też skontaktować się z punktem informacyjnym w MJWPU i osobiście dowiedzieć się o podstawowe zagadnienia związane z prawidłowym prowadzeniem projektu. Jeśli beneficjent jest w trakcie realizacji projektu, zawsze może skontaktować się z opiekunem projektu i skonsultować w razie wątpliwości. Wiedzę na temat prowadzenia projektu beneficjenci mogą zdobyć również w Regionalnych Ośrodkach Europejskiego Funduszu Społecznego. Szkolenia z zakresu Priorytetu VII dla projektodawców systemowych prowadzi również Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej. Jednak przede wszystkim projektodawcy powinni czerpać wiedzę z przepisów i wytycznych dotyczących poszczególnych programów operacyjnych. Bez ich znajomości prawidłowe poprowadzenie projektu jest praktycznie niemożliwe.